Mens man på et godt møde kan træffe beslutninger, der kan betyde succes og fremgang for virksomheden, så kan konsekvensen af dårlige møder lede til forvirring, ubeslutsomhed og stilstand. Nøglen til bedre møder ligger i mødeledelse og i samspillet mellem mødeledelse og mødedeltagelse. Det er heldigvis en disciplin som kan læres og trænes.
Kan man blive verdensmester i mødeledelse? Sikkert ikke, men det er en disciplin, virksomheder og ledere bør tage langt mere alvorligt, end man ofte gør. Mange kan sikkert nikke genkendende til uendelig mange afholdte møder, som lige så godt kunne have været undgået, så man kunne bruge tiden til noget fornuftigt i stedet.
Møder skal tages seriøst og man skal have respekt for den værdifulde tid for andre, der går ind i møder. Og nøglen til gode møder er god mødeledelse. Jeg har, gennem min tid som erhvervspsykolog, siddet med i mange møder for observere og hjælpe virksomheder til at mestre god mødeledelse. Gennem disse observationer har jeg bl.a. lært, at mødeledere, som minimum, bør stille sig disse tre spørgsmål:
1. ER DER EN GOD OG KLAR AGENDA?
Ligesom til meget andet her i livet, så er grundig forberedelse fuldstændig altafgørende for det gode møde. Der bør før alle møder være forberedt en grundig agenda, som sætter et tidsestimat for mødets punkter. Det er afgørende for alle at have en idé om omfanget, så både mødelederen og deltagerne har en ret præcis idé om omfanget, så alle ved, hvor I skal prioritere. Hvis ikke, så kan mødet ende med at kulsejle, og I når ikke i mål hverken indholds-, tids- eller beslutningsmæssigt.
Agendaen bør også beskrive, hvem der er ansvarlig, og hvad formålet med mødet er. Er formålet med mødet fx at orientere, diskutere, træffe beslutninger, følge op eller noget helt andet. Send gerne agendaen ud til mødedeltagere på forhånd og bed dem medbringe den, så de oplever at blive inkluderet i, hvilken retning I skal. På den måde bliver overblik og gennemsigtighed allerede det første uskrevne punkt på dagsordenen.
2. TALER VI OVERHOVEDET SAMME SPROG I GRUPPEN?
Det er en uskreven regel, at jo mere, vi tror, vi ved, hvad andre tænker, desto mindre er det tilfældet. Sproget kan snyde, og vi risikerer ofte at gå fra et møde og tænke, at alle er på samme side nu, mens ingen i virkeligheden er det. Alle mødedeltagere skal tage hinanden og alles tid alvorligt ved at være nysgerrige på hinandens perspektiver og lære at forstå, hvordan ens egen adfærd adskiller sig fra andres og hvorfor. Det giver nemlig en mulighed for at få alle med, og skabe en gennemsigtighed i adfærden.
3. ER VI TIL STEDE I MØDET?
Har du været til mange møder, hvor deltagerne glor ned i telefonerne eller på den bærbare? Det har jeg, og det er dræbende for engagementet, motivationen og evnen til at skabe resultater. I mit arbejde med god mødeledelse er jeg derfor altid klar i mælet og slår ned, hvor der er brug for det. Jeg plejer at sige, at det er vigtigt at være til stede – både fysisk og mentalt. Det er altså undtagelsen, at man sidder på mailen eller telefonen og ikke reglen. Det er vigtigt, at der bliver skabt en kultur for, at alle punkter er relevante, også selvom det ikke omhandler ens eget projekt. Og husk som mødeleder at gå forrest: Går man som leder ind i et møde med en slatten og ufokuseret attitude, så er det også et signal til andre om, at en slatten og ufokuseret attitude er legitim. Den energi og tilgang som en leder udviser gennem sin mødeledelse, vil automatisk smitte af og sætte barren for de andre i teamet.
God mødeledelse slutter ikke, når deltagerne har forladt lokalet. Så jeg anbefaler at følge mødet helt til dørs ved at holde hinanden ansvarlige for det aftalte – enten i en mail eller i en efterfølgende samtale. På den måde består ansvarsfølelsen – også efter alle gået er ud ad døren og videre i deres dag.
Slutteligt, så er en læring om god mødeledelse, at man aldrig skal undervurdere virksomhedens interne møder. Hav derfor lige så stor respekt for interne møder som for de eksterne møder. For det første oplever teamet er de er en vigtig del af virksomheden og for det andet, så vil I kunne præstere langt bedre eksternt, ved at være stærke internt.
”Når jeg arbejder med mødeledelse i en ledergruppe eller et team, så er jeg ikke så optaget af folks personligheder. Den skal de have lov at have – og det giver ikke mening at forsøge at ændre på den, da den jo for længst er formet. Jeg arbejder i stedet med adfærden i mødeledelse. Det kræver viden og vilje at arbejde med egen adfærd, men giver begejstring over den nye læring, og det væld af handlemuligheder det giver.”
- SUS DESIRÉE